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馆藏指南
    一、馆藏档案基本情况
    1、档案的来源
    本馆现馆藏的档案主要是:
    中共庄河县委及其工作机构形成的档案;
    中共庄河县纪律检查委员会形成的档案;
    庄河县人民政府及其工作部门形成的档案;
    政协、群众团体形成的档案;
    撤销区、乡镇机关形成的档案;
    重点企业、事业单位形成的档案;
    还有清朝、中华民国(含伪满洲国)旧政权档案和这个时期个人的房地产契约档案。
    2、档案的收进方式
    自1959年建馆到1983年以来,根据党和国家当时的规定,档案馆兼本级党政机关的档案室工作,因此,对各机关、团体每年形成的档案(包括永久、长期、短期),在其单位保存一年后向档案馆移交。
    1983年4月,国家档案局将原制定的两个《档案馆暂行通则》修订为一个《档案馆工作通则》颁发之后,本馆根据这个《通则》精神研究决定,县档案馆不再担负机关档案室工作,并从1984年开始,凡属本馆接收范围的各机关、团体形成的具有长远保存价值的档案(永久、长期),由其单位保存十年(另有规定的除外)后接收进馆;对有特殊情况的,经双方协商可提前或缓期接收;对于本馆应接收的撤销机关(单位)形成的档案和资料,在其撤销时即全部接收进馆。
    根据上述规定,凡应按时归档的档案,必须由该文书处理部门(或文档人员),按照立卷的要求组成案卷(或者保管单位),并主动与档案馆联系,由档案馆派人(或将档案拿到档案馆)进行逐卷检查、调整、验收。认定合格后,按照档案整理工作原则和全宗内容档案分类法的要求,进行系统排列,填好移交目录(即案卷目录,一式三份),拟制一式三份交接书和全宗说明(或全宗介绍),经双方签字、加盖公章生效。并各持一份备查。
    3、档案的种类及收进、移出数量
    本馆馆藏档案门类总括起来有:文书档案、人事档案、科技档案以及其它专业档案。
    档案的载体类型有:纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
    档案信息的记录方式有:印刷、晒制、摄影、录音、录像、数字化。
    档案的形式也是丰富多彩,概括起来有:文件、表册、图纸、照片、录音带、录像带及实物。
    到2005年末统计,文书档案共有全宗126 个,39350卷,上架排列总长度为741米。其中永久保管的为22388卷,长期保管的为14672卷,短期保管的为2290卷。
    上述档案形成的时间:旧政权(个人)档案是1794年(清乾隆五十九年)至1945年(民国三十四年);革命历史档案是1947年到1949年;现行档案是1950年到1997年。
    非全宗形式档案有:
    人事档案,1995年末统计为2907卷(袋)。1996年6月,根据庄河市委决定,将在职干部人事档案移交给庄河市委组织部管理,目前在我馆保存了少部分去世干部人事档案共208卷(袋)。
    科学技术档案(即基本建设档案)为133卷,总长度为6. 80米,形成的时间最早的是1988年,最晚的是1991年。
     声像档案,其中照片档案为125张,录像带档案5盘,录音带189盘。
     实物档案,即奖旗、奖状、矿藏标本等,共81件。
    4、各类档案整理情况
    本馆所藏各类档案,已按照“保持文件之间的历史联系,充分利用原来的整理基础,便于保管和利用”的档案整理工作原则和全宗内档案的分类方法进行了系统整理、排列和编目,并按照顺序排列上架(柜),查找利用比较方便。其具体整理情况是:
    文书档案的整理情况:
    (1)全宗的划分问题。根据划分档案全宗的规定,结合立档单位的大小和档案数量多少等实际情况,主要采取了四种形式:
    一种是独立全宗。组成这类全宗的,一般是机关较大,形成的档案数量较多,或者是单位虽然不大,档案数量不多,但是常设机构。如县委(包括各部、委、办、局)、县纪委(未升格前形成的档案系统在县委全宗内)、县人民政府(包括办公室及临时机构)等。机关就比较大,档案数量较多,因此都建立了独立全宗;县群团组织(包括政协、工商联)、县直各局(时而科时而局的,科时形成的档案系统在局内),虽然单位不大,每年形成的档案数量不多,但属于常设机构(有的虽不是常设机构,但和其它单位未有本质联系),也都成立了独立全宗。
    另一种是联合全宗。组成这类全宗的,一是或以政代党,或以党代政,党政不分,形成的档案混杂不清,很难区分;二是前后有继承关系,工作关系密切,尤其是有的机构存在时间较短,档案数量不多;三是在职能上有密切联系,两个单位合署办公,或者一套人马两块牌子,而且档案又混杂在一起无法区分,如此等等,都建立了联合全宗。比如“文化大革命”中的中共庄河县委与庄河县革命委员会,先是以政代党,后是以党代政,党政不分,而且形成的档案又混杂难分,因此,建立了联合全宗;又如,县委机关党委与县政府机关党委,先后多次分合,而且前后有继承关系,工作密切,尤其是档案数量不多,所以也建立了联合全宗;再如庄河县手工业管理局与手工业联社、庄河县档案局与庄河县档案馆,因职能上有密切联系,又是合署办公,对外挂两块牌子,档案数量不多,而且混杂在一起,无法区分,故也成立了联合全宗,给一个全宗号。
    第三种是全宗汇集。组成这类全宗的,按照划分全宗的要求,可以建立若干个单独全宗,由于这些立档单位形成档案数量极少,单独组成全宗管理有许多不便,因此,将这些立档单位汇合到一起,组成了一个全宗汇集,给一个全宗号。如撤销的各区和撤销的工业局、轻工局、纺织局、机电局、化建局,就是采取这种办法进行管理的。
    第四种是档案汇集。采取这种办法,主要是旧政权档案,如清朝、中华民国、伪满时期形成的契约档案,由于各朝代形成档案数量不多,单独成立全宗管理又不方便,因而采用了档案汇集办法,给一个全宗号,作为一个全宗进行管理。
    (2)全宗内档案分类的问题。根据“客观性、逻辑性和实用性”的分类要求,对全宗内档案的分类基本上采取了四种方法:
    一是年度── 组织机构分类法。采用这种分类法主要是机关较大,内部设有组织机构的现行机关。如中共庄河县委、庄河县人民政府的档案全宗即采用了这种分类方法。
    二是年度──问题分类法。采用这种分类法,主要是机关人员编制较少,内部未设组织机构。如县直机关党委、群团组织等的档案全宗采取这种分类法。
    三是组织机构──年度分类法。采用这种分类法主要是撤销的机关,而且是全宗汇集。如撤销的各区就采用了这种分类法。
    四是机关内党、政、工、团分类。采用这种方法的主要是立档单位内设有党委、行政、工会、共青团组织。如县直各局和各乡、镇档案全宗的分类就采取了这种方法。
    (3)案卷的排列问题
    全宗内的案卷排列,是根据档案分类形式,采取不同排列方法。采用年度──组织机构和党、政、工、团分类法进行分类的全宗,其案卷的排列方法是按作者结合问题(即先分作者再分问题)进行排列,如县委、县政府以及各局的全宗案卷排列,就采取了这种方法。采用年度──问题分类法进行分类的全宗,其案卷的排列方法是按作者结合重要程度(或习惯的序列称呼──综合性的、组、宣、监等)进行排列,如:政协、群团组织即采用了这一方法。采用地区分类法进行分类的,其案卷排列是按地区结合时间进行排列的,如各区全宗汇集就是采取了这种方法。
    (4)案卷目录的编制
    各全宗的案卷经过排列以后,以全宗为单位,按不同保管期限分开(即:永久、长期、短期分开)、分阶段(每阶段案卷号不超过三位数,特殊情况除外)编制了案卷目录,第一阶段永久为一号目录,长期为二号目录;第二阶段永久为三号目录,长期为四号目录,以下以此类推。短期保管的案卷,其目录号为短一、短二连续排列,不间断。
    人事档案整理情况:
    进馆的人事档案,已全部进行了系统整理,并按在职干部和不在职干部(包括离休、退休、退职、死亡和档案在人不在)分开排列编号。
    科技档案整理情况:
    目前接收的科技档案数量小,种类单一(只有一种基本建设档案),因此,对这部分档案的整理,尤其是采取的分类法也很单纯,主要是利用原有的整理基础,按照工程分类法进行了分类,以单用分类号的排列法,对保管单位(即案卷)进行了排列,以汉语拼音的“J”为代字(代表基建档案)和阿拉伯数字为代号以及保管单位的顺序组成了科技档案号(即档号)。科技档案号的模式:
    科技档案号=分类号+顺序号
    总之,对上述各种档案,是根据它们各自的特性,进行了系统整理、分类排列和编目,并有次序地排列上架(柜),基本便于保管和查找利用。
    5、各类档案的完整程度及其价值
    本馆现藏档案,主要是文书档案,占档案总数的91.22%, 而且形成的时间较早,人事档案次之,仅占档案总数的8.4%,最早建于 1949年,科技档案与专业档案数量极少,仅占档案总数的0.38%,而且形成的时间较晚。由于我县建国前处于敌我拉锯(两次解放),政局不稳,建国初期又处于朝鲜战争暴发前沿,政局动荡,加之1956年前没有建立档案工作,缺乏积累档案材料的认识,因而,对1953年前形成的档案材料保存下来的很少,残缺不全,不能全面反映当时工作活动面貌。1953年以后,特别是从本县建立档案工作以后,各单位对档案的重要性有了一定的认识,注意了档案材料的积累和收集归档工作,档案材料比较齐全完整,基本上能反映我县党政军在党的领导下开展政治斗争、经济建设科学文化事业的历史面貌,为编史修志、工作查考、学术研究、经济建设等各个方面发挥了重要作用,尤其是通过各种途径和不同方式收集的旧政权档案、革命历史档案、实物档案,对研究封建地主剥削、压迫广大人民群众和广大人民群众被剥削、被压迫的历史,对研究我党革命斗争的历史,对研究我县矿藏资源,对教育子孙后代,将会起到不可估量的作用。
    除了在档案馆保存的档案之外,还在有关单位(包括县内外)保存一些有重要价值的档案材料:
    清宣统和中华民国时期的档案,约四千余卷(具体内容不祥),在辽宁省档案馆保存。
    人事、刑事诉讼档案,计8万余卷,分别庄河市公安局、庄河市检察院、庄河市人民法院保存,本馆准备根据有关规定并待新馆房建成使用后陆续接收进馆。
    农业科研档案。这部分档案积累的较晚,是从1978年开始,现在约有二百余卷。其内容主要包括:玉米、水稻、植保、油料、土肥、基建、蚕业等课题研究。另外,还有土壤普查档案二百余卷,都在县农业推广中心保管。
    农业区划档案,计470多卷,在庄河县计划委员会保存。
    水利建设工程档案。建国后,为了灌溉面积,增长旱涝保收高产稳产田,从一九五八年以来,在全县兴建了水库、塘坝、机电井和渠道工程,共形成档案二百多卷,现保存在庄河县水利局科技档案室。
    水产档案。主要是水产科研档案,计12袋,内容包括:淡水养殖、海水养殖、捕捞、轮机等课题。在庄河县水产局保存。
    交通运输档案。其中:公路建筑档案,计140多卷,其内容主要是工程设计、施工、竣工和线路图样等科技文件材料,在庄河县公路管理段保管。
    海港建设工程平面图6张,船舶档案67卷,现在庄河县港务处保管;
    城市建设档案。随着我国经济建设的发展,庄河县城镇建设也不断地向前发展,形成了一些重要的城市勘测、城市规划、城市管理、市政工程、公共设施、运输工程、工业建筑、民用建筑等档案材料,本馆由于条件所限,目前只接收了一小部分,大部分尚在有关单位保管。本馆已着手研究接收范围,准备尽快地实行集中统一管理,以方便利用者系统地利用。

    二.馆藏资料基本情况
     1.资料的来源
     本馆所藏资料的主要来源是:通过不同途径和形式,从本县党政机关、群众团体和个人手里收集来的;同有关单位(县内外)交流来的;还有与著书单位和新华书店订购、购买来的,以及本馆组织编写的。
     2.资料的数量、种类及其分类方法
     根据2005年年末统计,馆藏资料总数量为1650种,16358册(件),上架排列总长度为113.45米。其中有比较珍贵的革命历史资料,计61种,235册(件),主要包括建国前出版的马列主义经典著作和各级领导机关创办的刊物、印刷的宣传材料、文件汇编、工作手册等;其它重要史料有20本(件),其中包括旧政权(含伪满)史志和地图等。尤其是,以缣帛为载体,清朝皇帝(道光)颁发的《恭敕命》,是我馆也是我们国家稀有的较珍贵的历史资料,其价值是无法估量的。这些珍贵史料,虽然数量不多,但对以前的历史无档案可查的情况下,对了解当时的社会概况,探索社会发展规律等,都有重要的参考价值,有的还具有重要的凭证作用。
     由于馆藏资料绝大部分是图书,因此,对资料的分类问题,采用了中国图书馆图书分类法编辑委员会编制的《中国图书馆图书分类法》(1980年6月书目文献出版)的分类体系,结合馆内的实际情况,将现存的资料,分为五大部类(即:马克思主义、列宁主义、毛泽东思想类,哲学类,社会科学类,自然科学类和综合性图书类),二十一大类(即:A马克思、列宁主义、毛泽东思想,B哲学,C社会科学总论,D政治法律,E军事,F经济,G文化、科学、教育、体育,H语言、文字,I文学,J艺术,K历史、地理,N自然科学总论,O数理科学和化学,P天文学、地球科学,R医药、卫生,S农业科学,T工业技术,U交通运输,V航空、航天,X环境科学,Z综合性图书)和若干个属类。从目前来看,我们所做的资料分类,虽然还很粗浅,尚待进一步深化和完善,但就这样分类之后,对纷繁的资料内容反映集中了,问题突出鲜明,查阅醒目省时,尤其是经过整理和编目,固定了资料的位置,不仅便于加强资料的管理,而且为加快调阅速度创造了条件。